تا به حال چند بار برای روزها و هفته‌های خود برنامه‌ریزی کرده‌ اما در نهایت به نتیجه‌ای که دلتان می‌خواست نرسیده‌اید؟ چند بار تصمیم گرفته‌اید کاری را انجام دهید اما آن را در زمان مناسبش انجام نداده‌اید؟ چند بار تا دقیقه 90 منتظر مانده‌اید و نتوانسته‌اید وظیفه‌ای که بر عهده‌تان بوده را به خوبی انجام دهید؟ این‌ها مشکلاتی هستند که با انتخاب یک تکنیک درست مدیریت زمان به راحتی حل می‌شوند. من هم سال‌ها با چنین مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کردم و احساس می‌کردم به اندازه تلاش‌هایم، دستاوردی که به دنبالش هستم را نمی‌بینم. برای اینکه بتوانم مشکل مدیریت زمانم را حل کنم کتاب‌ها، پادکست‌ها و مقالات مختلفی را بررسی کردم. در نهایت به یک تکنیک مهم و البته ساده رسیدم که تایم باکسینگ (TimeBoxing) نام داشت. از آنجایی که تکنیک‌های زیادی را امتحان کرده بودم و نتیجه دلخواهم را نگرفته بودم، زیاد به این تکنیک هم امیدوار نبودم. با اینحال تصمیم گرفتم یک ماه از زندگی‌ام را بر اساس تکنیک تایم باکسینگ برنامه‌ریزی و مدیریت کنم. نتیجه‌ای که بعد از یک ماه به دست آوردم شگفت زده‌ام کرد. تقریبا 90 درصد بهره‌وری‌ام بیشتر شده بود و کارهای بیشتری را در طول روز انجام می‌دادم. در این مقاله می‌خواهم این تکنیک را با شما هم به اشتراک بگذارم.  امیدوارم از نتایج شگفت‌انگیزش لذت ببرید.

تایم باکسینگ( TimeBoxing) چیست؟

به رسم همیشه قبل از اینکه به سراغ اصل ماجرا برویم بهتر است کمی با واژه‌ی به نظر عجیبِ تایم باکسینگ آشنا شویم. تایم باکسینگ یعنی اینکه ببینید چه کارهایی را چه زمانی و برای چه بازه‌ای انجام بدهید.

اگر بخواهم یک تعریف ساده از این تکنیک به شما بدهم باید بگویم با تایم باکسینگ اول مشخص می‌کنید چه کارهایی قرار است انجام دهید، سپس زمان انجام هر کار را تعیین می‌کنید، در گام بعدی مشخص می‌کنید برای هر کار قرار است چقدر زمان اختصاص دهید و در نهایت آن را در تقویم خود قرار می‌دهید.

با این تکنیک، وظایفی که باید در طول هفته یا ماه انجام دهید را مشخص می‌کنید، برای هر وظیفه یک بازه زمانی مشخص می‌کنید، آن را در تقویم خود می‌نویسید و سپس همه چیز را سر موقع انجام می‌دهید. در واقع این تکنیک روز شما را به باکس یا همان جعبه‌های خاصی تقسیم بندی می‌کند و به شما اجازه می‌دهد برای هر وظیفه یا فعالیت خاص یک بازه یا چارچوب زمانی خاص داشته باشید.

چرا از فهرست‌های To do استفاده نکنیم؟

همه ما می‌دانیم که تکنیک‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد. خیلی‌ها هم هستند که از این تکنیک‌ها به نفع خود استفاده می‌کنند. اما مشکل اینجاست که برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان در دنیای شلوغ امروزی دیگر به دردمان نمی‌خورند یا تاثیر کافی را ندارند.

هر چند تکنیک‌هایی مثل فهرست To do یا فهرست کارهایی که باید انجام دهیم هنوز هم موثرند اما به تنهایی نمی‌توانند ما را به هدفی که در ذهن داریم برسانند.  با اینکه چنین سیستمی در میان افراد بسیار رایج است اما یک مشکل بزرگ دارد.

با نوشتن فهرست کارهایی که باید انجام دهید فقط یک فهرست خشک و خالی دارید. فهرستی که از وظایف و کارهای مهم پر شده است.

خوب حالا با این فهرست چه کنیم؟ این فهرست به ما نمی‌گوید چقدر باید روی یک وظیفه زمان صرف کنیم و اصلا آن را در چه بازه زمانی از روز انجام دهیم. این بزرگ‌ترین و مهم‌ترین مشکلی است که فهرست‌های Todo دارند.

با تکنیک تایم باکسینگ می‌توانید از مزیت این فهرست‌ها استفاده کنید و در عین حال از محدودیت‌هایی که دارد دور بمانید. این دقیقاً همان چیزی است که ما می‌خواهیم.

چرا از تایم باکسینگ استفاده کنیم؟ مزایای استفاده از تایم باکسینگ

در این بخش می‌خواهم چند مورد از مزایایی که استفاده از Time Boxing برایتان دارد را بررسی کنم. مطمئن هستم اگر با این مزایا آشنا شوید شما هم مثل من تلاش می‌کنید حداقل برای یک ماه هم که شده از این تکنیک استفاده کنید.

با تایم باکسینگ انگیزه بیشتری برای کار خواهید داشت

یکی از مهم‌ترین مزایایی که استفاده از این تکنیک برایتان دارد انگیزه بخش بودن آن است. فرض کنید شما هیچ برنامه‌ای برای خودتان ندارید. هر روز بدون اینکه بدانید قرار است چه کاری انجام دهید و چه دستاوردی داشته باشید از خواب بیدار می‌شوید؟

خوب در این شرایط انگیزه‌ای هم برای فعالیت نخواهید داشت. حالا آن روی سکه را در ذهن خود مجسم کنید. یک تقویم رنگی و زیبا که با باکس‌هایی از فعالیت‌های مفید ، مهم و گاهی ضروری پر شده است.

هر روز که از خواب بیدار می‌شوید شور و شوق بیشتری برای انجام دادن فعالیت‌هایتان خواهید داشت چون می‌دانید چه کاری باید انجام دهید، چه زمانی باید انجام دهید و برای هر فعالیت چقدر باید زمان اختصاص دهید.

شما را از شر قانون پارکینسون نجات می‌دهد

قانون پارکینسون می‌گوید کارها به اندازه‌ای که برایشان زمان اختصاص داده‌اید کش پیدا می‌کنند. می‌پرسید یعنی چه؟ اجازه بدهید با یک مثال ساده این قانون را توضیح بدهم چون درک آن بسیار مهم است.

فرض کنید می‌خواهید برای برندسازی شخصی خود یک کتاب بنویسید. حالا با خودتان جلسه می‌گذارید و همه چیز را مورد بررسی قرار می‌دهید. نوبت به اختصاص زمان که می‌رسد دست و دلباز می‌شوید. با خودتان می‌گویید این کتاب را تا 8 ماه دیگر تمام می‌کنم.

این کار را آنقدر کش می‌دهید که 8 ماه‌تان پر شود. این همان قانون پارکینسون است. چون 8 ماه زمان اختصاص داده بودید 8 ماه ماجرا را طول دادید تا این بازه زمانی پر شود.

حالا فرض کنید به خاطر سفر کاری که دارید می‌خواهید کار نوشتن کتاب را زودتر به پایان برسانید. پس خودتان را موظف می کنید که در عرض 3 ماه کتاب تان را بنویسید و به دست ویراستار بسپارید.

حالا چه اتفاقی می‌افتد؟ شما در کمتر از سه ماه یک کتاب نوشته‌اید و به سراغ کارهای بعدی‌تان می‌روید.

با تایم باکسینگ کمال‌گرایی‌تان هم کنترل می‌شود

کمالگرا هستید و دوست دارید همه چیز بی عیب و نقص به پیش برود؟ اگر کاری بی عیب و نقص نباشد انجامش نمی‌دهید؟ تبریک می‌گویم. شما می‌توانید از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنید. به کمک این تکنیک شما زمان معینی برای انجام فعالیت‌هایتان دارید پس نمی‌توانید از زیر کارها شانه خالی کنید.

با خیال آسوده‌تری کارهایتان را انجام می‌دهید

یکی دیگر از مزایایی که تایم باکسینگ برایتان دارد حس آسودگی است که تجربه می‌کنید. با این تکنیک برنامه‌هایتان را در یک تقویم می‌نویسید و دیگر نیازی به فکر کردن ندارید. دیگر در مواقع ضروری به چه کنم چه کنم نمی‌افتید و می‌دانید هر روز در چه بازه زمانی باید کارهایتان را انجام دهید.

 دو شیوه رایج برای اجرای TimeBoxing

شاید ندانید که برای اجرای تکنیک تایم باکسینگ دو روش در اختیار دارید. من هر دو روش را در ادامه معرفی می‌کنم. ببینید کدام یک از این روش‌ها به دردتان می‌خورد و آن را انتخاب کنید.

تایم باکسینگ نرم( بخوانید تایم باکسینگ بدون زور)

در این روش شما کارهایی که باید انجام دهید را در تقویم خود می‌نویسید. بعد از اینکه هر باکس تمام شد، اگر هنوز آن فعالیت تمام نشده بود می‌توانید آن را در باکس بعدی بگنجانید و بر رویش کار کنید.

مثلا فرض کنید 45 دقیقه از زمان تان را به نوشتن مقاله اختصاص داده‌اید. حالا احساس می‌کنید در این بازه زمانی نمی‌توانید مقاله‌تان را تمام کنید. پس به نوشتن خود ادامه می‌دهید.

این روش هر چند انعطاف پذیری بیشتری در اختیارتان قرار می‌دهد اما قاتل خودنظمی است. توصیه می‌کنم در ابتدای کار از این روش استفاده کنید تا مدت زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت‌هایتان را بیابید. بعد که عادت کردید به سراغ روش دوم بروید.

تایم باکسینگ سخت

در این شیوه از Time Boxing شما سرسختانه روی بازه زمانی که برای کارها تعیین کرده‌اید می‌مانید. قرار بود در طول 45 دقیقه یک فصل از کتاب‌تان را بنویسید و تمامش نکردید؟ خوب در این روش اجازه ندارید کار قبلی را ادامه دهید. باید به سراغ کار بعدی بروید و آن را انجام دهید. وقتی بازه زمانی برای یک کار بسته شد دیگر نمی‌توانید تغییرش دهید. این یک ددلاین سرسختانه است. هر چند این موضوع در ابتدا خیلی سخت و دست و پا گیر به نظر می‌رسد اما برایتان نظم و آرامش به همراه می‌آورد.

مراحل اجرای تکنیک مدیریت زمان تایم باکسینگ

حالا نوبتی هم که باشد نوبت به یادگیری اصل ماجرا می‌رسد. در این بخش با هم نحوه اجرای این تکنیک را یاد می‌گیریم.

1. تایم ترکینگ کنید

یکی از سوالات مهمی که بیشتر افراد به هنگام اجرای این روش دارند این است: از کجا بفهمم برای هر کاری چقدر باید زمان اختصاص دهم؟ من توصیه می‌کنم قبل از اینکه شروع به استفاده از این تکنیک کنید، تایم ترکینگ را آغاز نمایید.

تایم ترکینگ یا رصد زمان، ابزاری است که به شما کمک می‌کند بفهمید هر کاری را کی، کجا و در چه مدت زمانی انجام می‌دهید. زیاد نگران نباشید کار سختی در پیش نداریم.

فقط یک دفتر و خودکار بردارید و هر روز هر کاری را که انجام می‌دهید در آن یادداشت کنید. مدت زمان انجام هر کار، زمان شروع و زمان پایان و هر کاری که در طول روز انجام می‌دهید را یادداشت کنید. بنویسید در چه بازه‌های زمانی انرژی‌تان بیشتر بود و بهره وری خوبی داشتید.

بعد از یک یا دو هفته متوجه می‌شوید که اولا در طول روز چه کارهای مفید و غیر مفیدی انجام می‌دهید، چقدر زمان آزاد در اختیار دارید و برای هر کاری چقدر زمان اختصاص می‌دهید.

2. طول هر تایم باکس را انتخاب کنید

در این بخش باید بدانید طول هر باکس یا جعبه زمانی‌تان چقدر باشد. در این مرحله می‌توانید از سایر تکنیک‌های مدیریت زمان مثل پومودورو استفاده کنید یا اینکه بر اساس حدسیات خود برای هر فعالیت یک بازه زمانی اختصاص دهید. در ابتدای کار کمی این مرحله برایتان گیج کننده خواهد بود. اما بعد از چند وقت می‌توانید تعیین کنید که هر کار یا فعالیتی واقعا به چه مقدار زمان نیاز دارد.

3. فهرست کارهایی که باید در طول هفته انجام دهید را تهیه کنید

یک روز تعطیل را به اینکار اختصاص دهید. در این مرحله می‌توانید از ماتریس آیزنهاور هم استفاده کنید. چه کارهایی برایتان مهم و فوری هستند؟ چه کاری را باید همین هفته انجام بدهید؟ فهرست خودتان را بنویسید.

4. زمانبندی کنید

حالا یک تقویم بردارید و باکس‌هایی که می‌خواهید را تعیین کنید. مثلا در طول روز چند عدد باکس خواهید داشت؟ آن‌ها را مشخص کنید و فعالیت‌های هر روز را بر اساس درجه اهمیتی که برایتان دارند در آن باکس‌ها بگنجانید.

5. کار را آغاز کنید

هر روز که از خواب بیدار می‌شوید تقویم خود را بررسی کنید تا ببینید چه کارهایی را باید در چه بازه زمانی انجام دهید.

6. تایمر خود را روشن کنید

از آنجایی که می‌دانید هر فعالیتی را کی و برای چه مدت زمانی باید انجام دهید پس کارتان ساده‌تر می‌شود. تنها چیزی که نیاز دارید یک تایمر است. تایمر را روی همان عددی تنظیم کنید که برای فعالیت مدنظرتان تعیین کرده‌اید. مثلا اگر قرار است یک پادکست را برای یک ساعت ضبط کنید، تایمر را روی یک ساعت تنظیم کنید.

7. مراقب تمرکز خود باشید

در طول انجام فعالیت‌هایتان، هر چیزی که باعث حواس پرتی‌ می‌شود را از خودتان دور کنید. موبایل، اینترنت و حرف زدن با دوستان و همکاران از جمله مسائلی است که باعث پرت شدن حواس‌تان می‌شود.

8. داده‌های بیشتری جمع آوری کنید

هر روز که از این تکنیک استفاده می‌کنید اطلاعات زیادی درباره خودتان و شرایط کاری‌تان به دست خواهید آورد. حالا می‌توانید از همین داده‌ها برای طراحی تایم باکسینگ هفته بعدتان استفاده کنید.

سخن نهایی

تکنیک تایم باکسینگ یکی از محبوب‌ترین و پربازده‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان محسوب می‌شود. حتی برخی از افراد می‌گویند ایلان ماسک با آن همه مشغله‌ای که دارد از این تکنیک برای مدیریت بازه‌های زمانی‌اش استفاده می‌کند. در این مقاله سعی کردم چارچوب کلی این تکنیک را با شما به اشتراک بگذارم. تا به حال از این تکنیک استفاده کرده‌اید؟ چه نتیجه‌ای از آن گرفته‌اید؟ دوست دارید این تکنیک را برای یک یا دو ماه هم که شده امتحان کنید؟