مدیریت زمان یکی از موضوعات مهمی است که بیشتر افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. تا به حال شده است که بخواهید هدفی را دنبال کنید اما قادر به مدیریت موثر زمان خود نباشید؟ در این شرایط تمام وقت خود را صرف موضوعات غیر مهم می‌کنید و از انجام دادن کارهای مهم سر باز می‌زنید. اصلاً مهم نیست هدف شما چیست و می‌خواهید سال بعد همین موقع کجا باشید اگر نتوانید زمان تان را مدیریت کنید فرصت‌های طلایی را از دست می‌دهید و دیگر نمی‌توانید زمان از دست رفته را باز گردانید. به همین دلیل امروز تصمیم گرفتم یک سری تکنیک مدیریت زمان معرفی کنم که به شما در مدیریت وقت تان کمک می‌کند. تا انتها همراه من باشید تا با هم این تکنیک‌ها را مرور کنیم.

 چرا مدیریت زمان اینقدر مهم است؟

قبل از اینکه به سراغ تکنیک ها برویم باید از لحاظ ذهنی آماده باشیم و ببینیم چرا استفاده از این تکنیک‌ها مهم هستند. در طول سال‌های اخیر مفهوم مدیریت زمان محبوبیت زیادی به دست آورده است. خوب دلیل این محبوبیت کاملا روشن است. زمانی که وقت خود را به درستی مدیریت می‌کنید می‌توانید برنامه ریزی بهتری داشته باشید، فعالیت‌هایتان را سازماندهی کنید، خلاقیت خود را افزایش دهید و بین کار و زندگی تان تعادل ایجاد نمایید. چه کسی دوست ندارد چنین مزایایی را به دست آورد؟ حالا بیایید ببینیم این تکنیک‌هایی که قرار است در ادامه با هم بررسی کنیم چگونه عملکرد ما را بهتر می‌کند و ما را یک قدم به اهداف‌مان نزدیک تر می‌نماید. هدف از مدیریت زمان این است که به طور آگاهانه وقتی که روی وظایف و کارهای مهم صرف می کنیم را کنترل کنیم. تسلط بر این تکنیک ها از جوانب مختلف اهمیت دارد و در زمینه‌های متفاوت می‌تواند کارساز باشد. از جمله این موارد می‌توان به نواحی زیر اشاره کرد:

• با مدیریت بهتر زمان می‌توانید راحت تر و سریع‌تر به اهدافی که در ذهن دارید برسید
• با این تکنیک‌ها اولویت دهی به فعالیت‌ها ساده‌تر خواهد بود.
• شما می‌توانید عادت‌های بد همچون اهمال کاری را از زندگی تان حذف کنید.
• توسعه مهارت های مدیریت بهتر زمان استرس شما را کاهش می دهد و بدنی سالم‌تر برایتان به ارمغان می آورد.
• بعد از برنامه ریزی دید بهتری نسبت به کارهای خود خواهید داشت و مسیر پیش رویتان واضح‌تر خواهد بود.

بهترین روش برای مدیریت زمان چیست؟

تحقیقات زیادی در این زمینه انجام شده است. یکی از تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد تنها یک نفر از 5 نفر یعنی 18 درصد افراد با سیستم مدیریت درست زمان آشنا هستند. اگر بخواهیم ساده‌تر صحبت کنیم بیشتر افراد نمی‌دانند چگونه باید بهره وری خود را بهتر کنند. به کمک مدیریت بهتر زمان شما می‌توانید بهره وری بیشتری از خود نشان دهید و کارها را بهتر انجام دهید. استفاده از تکنیک‌هایی که در ادامه معرفی می‌کنم بهترین روش برای بهبود مهارت مدیریت زمان است. پس بیایید این تکنیک ها را بررسی کنیم.

از روز قبل برنامه ریزی کنید

اگر با افراد موفق رابطه داشته باشید حتماً با عادت‌های خوب‌شان آشنا هستید. یکی از عادت‌های خوبی که افراد موفق دارند برنامه‌ریزی از روز قبل است. یعنی آن‌ها شب قبل یا حتی روز قبل برای فردایشان برنامه می‌چینند. حتما از خودتان می‌پرسید اینکار چه مزایایی دارد. خوب اگر چند وقت به این تکنیک متعهد شوید با قدرت طلایی آن آشنا خواهید شد.

به کمک این تکنیک می‌توانید کارها را سازماندهی کنید. از آنجایی که دید خوب و جزئی نسبت به همه چیز پیدا کرده‌اید کارها را بدون صرف انرژی زیاد به پیش می‌برید. دیگر در این شرایط نگران کمبود وقت نخواهید بود.  خوب برای اینکه بتوانید از این تکنیک استفاده کنید چند روش دارید. شاید بهترین روش این باشد که یک دفترچه یادداشت بگیرید و کارهای روزانه تان را در آن یادداشت کنید. روز قبل با خودتان خلوت کنید و ببینید برای روز بعدی چه کارهایی باید انجام دهید. سپس اولویت و اهمیت هر فعالیت را هم یادداشت کنید. حالا شما یک دفتر برنامه ریزی دارید که می توانید از آن استفاده کنید.

اگر کار با دفتر را دوست ندارید یک سری برنامه و ابزار دیجیتال هم در اختیارتان قرار دارد. به عنوان مثال می‌توانید از تقویم گوشی تان استفاده کنید یا برنامه‌هایی که به اسم to do list ارائه شده اند را دانلود کنید. بولت ژورنال ها هم گزینه جذابی برای اینکار هستند.

 منطقه بهره وری خود را پیدا کنید

برخی از افراد دوست دارند صبح زود از خواب بیدار شوند و برخی ها جغد شب هستند. اینکه شما از کدام دسته هستید را باید خودتان تعیین کنید. همه ما شخصیت و ویژگی‌های متفاوتی داریم. من صبح زود بیدار شدن را دوست دارم و مشکلی از این بابت برایم ایجاد نمی‌شود. اما این دلیل نمی‌شود که شما هم مثل من باشید. باید ببینید در چه بازه هایی از روز بهره وری یا عملکرد بهتری دارید. کی بهتر مطالعه می کنید؟ چه زمانی کارهایتان را با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌دهید؟ چه زمانی از روز یا شب بهترین زمان برای انجام کارهایتان است؟ ببینید در چه ساعت‌هایی سرشار از انرژی هستید و می‌خواهید کوه را جا به جا کنید. اگر اهل صبح بیدار شدن هستید کمی زودتر از خواب بیدار شوید کمی ورزش یا مدیتیشن کنید و سپس کارهایی که روز قبل برنامه ریزی کرده‌اید را شروع کنید.

اگر هم دوست دارید شب را بیدار بمانید هیچ محدودیتی وجود ندارد. فقط مراقب سلامت خود باشید و ببینید چگونه می‌توانید در کنار رسیدن به اهداف‌تان بدن سالم‌تری هم داشته باشید.

 قورباغه‌تان را قورت دهید

حتماً کتاب قورباغه خود را قورت دهید را خوانده اید. اگر هنوز این کتاب را نخوانده‌اید بهتر است همین امروز دست به کار شوید. یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان اولویت بندی کارهاست. شما باید بدانید چه کاری اهمیت دارد و چه کاری از درجه اهمیت پایینی برخوردار است.

قورباغه بزرگ یا همان کار مهم را زمانی انجام دهید که بیشترین انرژی را دارید. مثلا اگر قرار است مطالعه کنید و اینکار برایتان از هر چیزی مهم‌تر است صبح به هنگام بیدار شدن از خواب زمانی را برای اینکار اختصاص دهید. بعد از اینکه کار مهم اول را انجام دادید به سراغ کارهای بعدی بروید.

 حالا وقت استراحت است

بله همه ما دوست داریم هر چه سریع‌تر به اهداف‌مان برسیم. وقتی موتور انرژی‌مان روشن می‌شود سر از پا نمی‌شناسیم و مدام می‌خواهیم کارهایمان را یکی پس از دیگری انجام دهیم. اما این روش نه تنها مفید نیست بلکه می‌تواند دردسرساز هم باشد. کار کردن بدون استراحت چیزی جز خستگی و درماندگی برایتان به ارمغان نمی آورد. ما به استراحت نیاز داریم تا بتوانیم مغزمان را رفرش کنید و دوباره بر روی کارهایمان تمرکز داشته باشیم.

یکی از بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان که در این حوزه وجود دارد تکنیک پومودورو است. این تکنیک بسیار جذاب  و البته کاربردی است و کارهای زیادی را می‌توان به کمک آن انجام داد.

نه گفتن را یاد بگیرید

ما انسان‌ها دوست داریم با همه چیز و همه کس مهربان باشیم به جز خودمان. کوهی از وظایف و کارها را بر عهده می‌گیریم تا مبادا دیگران به زحمت بیفتند. وقتی دوست یا همکارمان می‌خواهد جای او کارهایش را انجام دهید سرمان را به زیر می‌اندازیم و با نجابت درخواستش را قبول می‌کنیم. من با کمک کردن به دیگران موافقم اما به شرطی که آسیبی به خودتان نزند. اگر کارهای زیادی برای انجام دارید بهتر است به چنین درخواست‌هایی نه بگویید و حتی بخشی از وظایف خود را هم به دیگران محول کنید. برونسپاری برخی از کارها بهترین تکنیک برای رهایی از اضطراب و استرس کاری است و می‌تواند بهره وری شما را هم بیشتر کند.

 تمرکز کنید

زمانی که در حال انجام کارها و وظایف خود هستید باید نوتیفیکیشن گوشی و رایانه خود را خاموش کنید. اگر در محل کار هستید یک تابلو روی درب اتاق تان بزنید تا همکاران مزاحم‌تان نشوند. سعی کنید ایمیل‌ها را به زمان دیگری موکول کنید و فقط بر روی کارهایی که دارید انجام می‌دهید تمرکز کنید. تمامی مواردی که باعث پرت شدن حواس‌تان می‌شوند را از محیط حذف کنید. اگر دلیل حواس پرتی درونی است (یعنی فکر و خیال زیاد نمی‌گذارد تمرکز کنید) بهتر است یک دفتر یادداشت کنار خود بگذارید و هر وقت این فکرها به سراغ تان آمد آن را یادداشت کنید. به خودتان بگویید که الان کار مهمی دارید و بعدا به این فکرها رسیدگی می‌کنید.

 هدف بگذارید

هیچ وقت بدون هدف زندگی نکنید. هدف گذاری از جمله مهم‌ترین کارهایی است که برای موفقیت شغلی و زندگی باید یاد بگیرید. زمانی که هدف های درست تعیین می‌کنید دقیقاً می‌دانید به کدام سمت قرار است حرکت کنید. در این شرایط دیگر سردرگم نخواهید شد. مثلا من برای یک ماه می‌خواهم روی عادت مطالعه کار کنم. پس هدف من بهبود عادت مطالعه است. برای رسیدن به این هدف باید روی نیم تا یک ساعت کتاب کاری یا غیر کاری مرتبط با خواسته‌هایم بخوانم. حالا می‌توانم به کمک یک دفتر یا اپلیکیشن روند پیشرفتم را چک کنم. اگر بگردید اپلیکیشن های زیادی در این حوزه می بینید که کمک‌تان می‌کنند اهداف ست شده را پیگیری کنید.

 چند وظیفگی را متوقف کنید

هر چند مالتی تسکینگ برای بعضی‌ها مفید است اما بیشتر افراد نفعی از آن نمی‌برند. اگر می‌خواهید کار عمیقی انجام دهید بهتر است بر روی یک موضوع تمرکز کنید. به نظر می‌رسد از این شاخه به آن شاخه پریدن می‌تواند مدیریت زمان ما را نابود کند. اینکار خلاقیت و بهره وری را کاهش می‌دهد. در هر بازه زمانی فقط روی یک موضوع تمرکز کنید و کارهایی که شروع کرده‌اید را به پایان برسانید.

زمان مناسبی برای انجام کارها اختصاص دهید

می‌دانید برای انجام یک فعالیت خاص چقدر زمان نیاز دارید؟ این موضوع خیلی مهم است. اگر ندانید برای یک کار چقدر باید زمان اختصاص دهید وقت طلایی‌تان را از دست می‌دهید. اگر نمی‌دانید چگونه باید کارها و زمان مربوط به آن‌ها را ردیابی کنید زیاد نگران نباشید. تایمر گوشی‌تان را فعال کنید و کنار بگذارید. شروع به انجام کارتان کنید و آن را به دقت و مثل همیشه با نظم انجام دهید. وقتی کارتان تمام شد تایمر را خاموش کنید. چقدر زمان برای اینکار اختصاص دادید؟ یک روش دیگر نوشتن فعالیت‌های روزانه و زمانی است که صرف آن‌ها می‌کنید. یک دفتر یادداشت بردارید و اسم کار و زمانی که برایش اختصاص دادید را بنویسید. بعد از چند وقت متوجه می‌شوید که چقدر زمان برای یک فعالیت خاص نیاز دارید.

 یک برنامه و روتین صبحگاهی داشته باشید

هرچقدر از اهمیت روتین‌های صبحگاهی بگویم کم گفته‌ام. کمی زودتر از خواب بیدار شوید، به بیرون از خانه تان بروید و زیر نور آفتاب قدم بزنید. حالا با اثرات معجزه آسای نور خورشید آشنا می‌شوید و انرژی تان چند برابر می‌شود. اگر به دنبال تکنیک مدیریت زمان هستید یک روتین صبحگاهی همان چیزی است که نیاز دارید. اگر بعد از بیدار شدن از خواب گوشی تان را چک می‌کنید باید کمی در این رفتار تجدیدنظر کنید. چک کردن گوشی و شبکه های اجتماعی بدترین کاری است که می‌توانید در طول صبح انجام دهید. یک روتین صبحگاهی بر اساس آموزه‌های افراد موفق برای خود انتخاب کنید تا کارهایتان بهتر به پیش برود.

 ورزش را فراموش نکنید

شاید با خودتان بگویید ورزش کردن چه ربطی به مدیریت زمان دارد. ما انسان‌ها به گونه‌ای خلق شده‌ایم که نیاز به تجدید قوا داریم. اگر انرژی از دست رفته را به بدن برنگردانیم نمی‌توانیم کارهایی که می‌خواهیم را به درستی انجام دهیم. ورزش کردن بهترین گزینه برای افزایش سطح انرژی بدن است. به کمک این روش می‌توانید از شر استرس خلاص شوید و ذهن و روح‌تان را تازه‌تر کنید.

 از اپلیکیشن‌های مناسب برای مدیریت زمان غافل نشوید

در دنیای پیشرفته امروزی استفاده از اپلیکیشن به جزء جدایی ناپذیر زندگی ما انسان‌ها تبدیل شده است. نرم‌افزارهایی پیگیری زمان، To do list، مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای مدیریت عادات خوب می‌تواند بهترین دوست شما باشد. مثلاً زمانی که می‌خواهید یک عادت خوب ایجاد کنید اپلیکیشن‌های هبیت ترکر را نصب کنید و از آن لذت ببرید.

به خودتان پاداش بدهید

مغز ما انسان‌ها عاشق پاداش است. همانند کودکی که با دیدن یک بسته شکلات ذوق می‌کند مغز هم با گرفتن پاداش به وجد می‌آید و کارهایش را بهتر انجام می‌دهد. پروژه یا کاری را که داشتید را با موفقیت تمام کردید؟ خوب به خودتان پاداش بدهید. مثلا نیم ساعت به پیاده روی بروید یا با کسی که دوستش دارید حرف بزنید. ما که ربات نیستیم تا تمام وقت خود را صرف کارهایمان بکنیم. کمی پاداش و کمی استراحت لازمه هر تکنیک مدیریت زمان موثری است.

 سایر تکنیک‌های مدیریت زمان که از نان شب برایتان واجب‌ترند

خوب من به نکات کلی برای مدیریت بهتر و موثرتر زمان اشاره کردم. حالا می‌خواهم کمی جزئی‌تر به این ماجرا نگاه کنم و موضوع را از جنبه‌های دیگری بررسی کنم. اگر متعهد شده‌اید که از زمان‌تان محافظت کنید بخش بعدی را از دست ندهید.

تکنیک پومودورو

قبلاً در همین مقاله به تکنیک پومودورو اشاره کردم اما آن را با جزییات برایتان توضیح ندادم. این تکنیک بسیار ساده اما در عین حال موثر است. در این تکنیک شما 4 گوجه فرنگی دارید که هر کدام بازه زمانی 25 دقیقه‌ای را شامل می‌شوند و بعد از اتمام یک استراحت کوتاه دارند. زمانی که یک گوجه فرنگی تمام شد (25 دقیقه به پایان رسید) می‌توانید 5 دقیقه استراحت کنید. حالا یک 25 دقیقه دیگر روی گوشی تان ست کنید و روی کار خود عمیق شوید. بعد از اینکه 4 گوجه فرنگی را تمام کردید می‌توانید استراحت طولانی تر داشته باشید. در اصل روش پومودورو به شکل زیر است:

• کاری که می‌خواهی انجام دهی را انتخاب کن
• 25 دقیقه برای اینکار زمان بگذار
• بعد از اتمام 25 دقیقه، 5 دقیقه استراحت کن
• 4 بار فرآیند بالا را تکرار کن
• بعد از پایان 4 بار، می توانی15 تا 30 دقیقه استراحت کنی

 ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور هم یکی دیگر از روش‌های مدیریت زمان است. این روش به شما کمک می‌کند وظایف‌تان را بر اساس اضطراری بودن و اهمیتی که دارند مرتب کنید. کارهایی که اضطراری و مهم هستند باید قبل از سایر کارها انجام شوند. این تکنیک از 4 بخش تشکیل شده است:

• کارهایی که باید اول از همه انجام دهید: کارهای ضروری و مهم در این بخش قرار می‌گیرند
• کارهایی که باید زمانبندی کنید: کارهایی که اضطراری نیستند اما برایتان مهم هستند را اولویت بندی و زمانبندی کنید.
• کارهایی که باید به دیگران محول کنید: کارهای ضروری اما غیر مهم را در صورت نیاز به دیگران محول کنید.
• کارهایی که نباید انجام دهید: این کارها نه اضطراری هستند و نه برای اهداف شما اهمیت دارند.

تکنیک کار عمیق

روش کار عمیق برای همه ما آشناست اما اجازه بدهید کمی این موضوع را برایتان روشن تر کنم. این تکنیک محبوب به شما می‌گوید در طول دوره کار عمیق باید فقط بر روی کار مهم خود تمرکز کنید و به هر قیمتی که شده جلوی حواس پرتی‌های مختلف را بگیرید. در این شرایط نه اجازه دارید با گوشی همراه خود کار کنید، نه می‌توانید سری به رسانه‌های اجتماعی بزنید و نه قرار ملاقات با کسی بگذارید.

تکنیک ABCDE

این روش هم یکی دیگر از تکنیک‌های محبوبی است که می‌تواند مدیریت زمان را بهبود ببخشد. به کمک این تکنیک می‌توانید کارهایتان را اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز برای اتمام‌شان را بهینه‌تر نمایید. شما باید کار بسیار مهم(A) ، کار مهم(B)، کاری که بهتر است انجام دهید(C)، کاری که بهتر است به دیگران محول کنید(D) و کاری که بهتر است حذفش کنید (E) را شناسایی نمایید. مثلا می‌خواهید یک مقاله بنویسید. این وظیفه را در دفتر خود یادداشت کنید. برای شما نوشتن مقاله چقدر اهمیت دارد؟ بر اساس مقیاسی که همین الان بهتان گفتم کنار این وظیفه حرف مربوط را بنویسید. مثلا اگر اینکار برایتان خیلی مهم است حرف A را کنار آن بنویسید.

باقی کارهایتان را به همین منوال اولویت بندی کنید. حالا کارهایی که مهم هستند را انجام دهید و به سراغ کارهای بعدی بروید.

 قانون 80/20 یا همان قانون پاره تو

قانون پاره تو یکی از شناخته شده‌ترین روش‌های مدیریت زمان محسوب می‌شود. این قانون می‌گوید 80 درصد اثراتی که در زندگی می‌بینید از 20 درصد کارهایی که انجام می‌دهید حاصل می‌شود. در این شرایط باید روی 20 درصد تمرکز کنید تا نتیجه 80 درصدی بگیرید.

 قانون 5-3-1

این قانون بسیار ساده است و به شما کمک می‌کند وظایف‌تان را مدیریت کنید. اگر می‌خواهید موفق شوید زمان هر روزتان را به یک کار مهم (1)، سه کار متوسط(3) و پنج کار کوچک(5) اختصاص دهید.

 روش 4 دی(4D) برای مدیریت زمان

این روش هم بسیار شبیه ماتریس آیزنهاور است. به کمک این تکنیک می‌توانید پروژه‌های بزرگ را برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید. روش کار این قانون به شکل زیر است:

• کارهایی که باید انجام شود را انجام دهید. به همین سادگی( Do it)
• کارهایی را که می توان بعدا انجام داد و در اولویت لیست شما نیست را به تاخیر بیندازید.(Delay it)
• کاری را که مجبور نیستید خودتان انجام دهید را به فردی با مهارت مناسب محول کنید.( Delegate it)
• هر کار غیر مهم که برای تیم و پروژه ارزشی ندارد را کنار بگذارید (یا حذف کنید).( Drop it)

حرف آخر

در این مقاله سعی کردم تکنیک‌های موثر مدیریت زمان را با شما به اشتراک بگذارم. هر چند این فهرست می‌توانست بلندتر از این باشد اما به نظرم بهتر است یک روش را بر اساس شخصیت و ویژگی خود انتخاب کنید و به آن پایبند باشید. اگر تکنیکی برایتان موثر بود بهتر است از همان تکنیک استفاده کنید و دست به دامن روش های مختلف نشوید. هدف شما از تکنیک‌های مدیریت زمان افزایش بهره‌وری و خلاقیت است. پس به دنبال روش‌های عجیب و غریب نباشید و با همین روش‌های ساده کار خود را شروع نکنید. اگر شما هم تکنیک ارزشمندی در این زمینه می‌شناسید در بخش کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.